15 ỨNG DỤNG AI TRONG CÔNG VIỆC GIÚP TĂNG NĂNG SUẤT CHO DÂN VĂN PHÒNG

Bạn muốn tối ưu hóa công việc văn phòng nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Công nghệ AI đang thay đổi cách làm việc với những ứng dụng thông minh, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả. Cùng Langmaster Careers khám phá 15 ứng dụng AI trong công việc giúp dân văn phòng bứt phá năng suất ngay hôm nay!

1. Ứng dụng AI trong quản lý công việc cá nhân và nhóm

Quản lý công việc thủ công thường gây ra tình trạng quên nhiệm vụ, chậm tiến độ hoặc thiếu hiệu quả, đặc biệt trong môi trường làm việc nhóm. Các ứng dụng AI đã thay đổi điều này bằng cách tự động hóa việc phân bổ nhiệm vụ, nhắc nhở thời hạn và tối ưu hóa quy trình làm việc. Dưới đây là bốn công cụ AI nổi bật giúp dân văn phòng quản lý công việc hiệu quả hơn.

1.1 Trello AI

Trello AI là công cụ quản lý dự án sử dụng trí tuệ nhân tạo để tổ chức công việc thông minh, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất nhóm. Trello AI tự động phân tích dữ liệu công việc, đề xuất ưu tiên nhiệm vụ và tạo thẻ công việc (cards) dựa trên mức độ quan trọng. Công cụ này còn gợi ý thời gian hoàn thành và phân bổ nhiệm vụ phù hợp với tiến độ dự án.

• Cách sử dụng: Tạo bảng công việc trên Trello, thêm nhiệm vụ và bật tính năng AI để nhận đề xuất tự động. Tích hợp với Google Drive để tăng tính linh hoạt.
• Phù hợp với: Nhóm làm việc, quản lý dự án và doanh nghiệp cần tổ chức công việc hiệu quả.
• Chi phí sử dụng:
• Có gói miễn phí với các tính năng cơ bản.
• Có gói trả phí với tích hợp mở rộng và báo cáo chi tiết.

1.2 Asana AI

Asana AI hỗ trợ theo dõi tiến độ dự án và tự động phân công nhiệm vụ, giúp dân văn phòng tối ưu hóa quy trình làm việc nhóm. Công cụ này phân tích khối lượng công việc, dự đoán điểm nghẽn và tự động phân bổ nhiệm vụ dựa trên năng lực từng thành viên. Asana AI còn cung cấp báo cáo thời gian thực để đảm bảo dự án đi đúng hướng.

• Tính ứng dụng: Phân tích khối lượng công việc, dự đoán điểm nghẽn, tự động phân bổ nhiệm vụ.
• Cách sử dụng: Tạo dự án mới trên Asana, nhập danh sách nhiệm vụ và để AI gợi ý cách phân bổ công việc. Tùy chỉnh ưu tiên và theo dõi tiến độ qua giao diện trực quan.
• Phù hợp với: Nhóm dự án cần phối hợp chặt chẽ và theo dõi tiến độ rõ ràng.
• Chi phí sử dụng:
• Có gói miễn phí với tính năng quản lý cơ bản.
• Có gói trả phí với báo cáo chi tiết và tự động hóa.

1.3 Notion AI

Notion AI là trợ lý thông minh giúp tổ chức ghi chú, quản lý công việc và tối ưu hóa tài liệu làm việc cho cả cá nhân và nhóm. 

Công cụ này hỗ trợ tạo nội dung tự động, tóm tắt tài liệu dài và lập kế hoạch công việc hiệu quả. Notion AI có thể đề xuất cấu trúc tài liệu hoặc tạo danh sách nhiệm vụ dựa trên yêu cầu người dùng.

• Tính ứng dụng: Tạo nội dung tự động, tóm tắt tài liệu, lập kế hoạch công việc.
• Cách sử dụng: Kích hoạt Notion AI trong tài khoản, nhập từ khóa hoặc yêu cầu cụ thể (ví dụ: “Tóm tắt tài liệu” hoặc “Tạo danh sách công việc”). Công cụ sẽ xử lý và trả kết quả nhanh chóng.
• Phù hợp với: Cá nhân, nhóm nhỏ và doanh nghiệp cần quản lý tài liệu hiệu quả.
• Chi phí sử dụng:
• Có gói miễn phí với tính năng cơ bản.
• Có gói trả phí với tính năng AI nâng cao.

XEM THÊM: 

>>> AI FIRST COMPANY LÀ GÌ? CẨM NANG CHUYỂN ĐỔI ĐỘT PHÁ CHO DOANH NGHIỆP

>>> AI DRIVEN BUSINESS LÀ GÌ? 4 ĐẶC ĐIỂM CỐT LÕI NÂNG TẦM DOANH NGHIỆP

1.4 Zapier AI

Zapier AI tự động hóa quy trình công việc bằng cách kết nối các ứng dụng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót thủ công. 

Công cụ này cho phép tự động chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng như Gmail, Slack, hay Trello, ví dụ như tự động thêm thông tin từ email mới vào Google Sheets hoặc gửi thông báo qua Slack.

• Tính ứng dụng: Tự động chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng, giảm thiểu thao tác thủ công.
• Cách sử dụng: Đăng ký tài khoản Zapier, chọn ứng dụng cần tích hợp và thiết lập quy trình tự động (Zap). Người dùng không cần viết mã để sử dụng.
• Phù hợp với: Doanh nghiệp, nhóm làm việc cần tích hợp nhiều công cụ và tự động hóa quy trình.
• Chi phí sử dụng:
• Có gói miễn phí với số lượng quy trình tự động giới hạn.
• Có gói trả phí với tích hợp không giới hạn và tính năng nâng cao.

CƠ HỘI NGHỀ NGHIỆP TẠI LANGMASTER

KHÁM PHÁ NGAY CÁC CƠ HỘI VIỆC LÀM ĐANG MỞ VÀ GIA NHẬP ĐỘI NGŨ CỦA CHÚNG TÔI TẠI WEBSITE TUYỂN DỤNG CHÍNH THỨC

2. Ứng dụng AI trong phân tích và báo cáo dữ liệu

2.1 Tableau AI

Tableau AI là một công cụ phân tích và trực quan hóa dữ liệu hàng đầu, giúp các doanh nghiệp biến những bảng số liệu phức tạp thành các biểu đồ và dashboard dễ hiểu. 

Công cụ này kết nối với đa dạng các nguồn dữ liệu (Excel, SQL, Google Analytics,...) và sử dụng thuật toán machine learning để phân tích sâu, phát hiện các xu hướng và insight tiềm ẩn.

Tableau AI đặc biệt phù hợp với đội ngũ quản lý cấp cao và các nhà phân tích, giúp họ ra quyết định chiến lược dựa trên bằng chứng dữ liệu nhanh chóng và chính xác. 

Công cụ này cung cấp nhiều gói sử dụng khác nhau, từ các giải pháp cho cá nhân đến giải pháp cho doanh nghiệp lớn trên Cloud, và để sử dụng các tính năng nâng cao, bạn cần trả phí.

3. Công cụ AI tra soát số liệu và ký duyệt online

Ứng dụng AI vào quy trình tra soát và ký duyệt giúp giải quyết tình trạng sai sót và tiêu tốn thời gian trong các công việc hành chính, kế toán. Hệ thống AI có thể thực hiện những tác vụ sau:

• Tự động nhận dạng (OCR): Quét, nhận dạng và đối chiếu hàng loạt hóa đơn, chứng từ với dữ liệu hệ thống.
• Tăng độ chính xác: Đảm bảo hạch toán và tạo báo cáo tài chính không bị lỗi.
• Hỗ trợ Ký duyệt Điện tử: Giúp quy trình phê duyệt tài liệu diễn ra nhanh chóng, minh bạch và an toàn.

Việc này giúp bộ phận kế toán giải phóng khỏi các tác vụ thủ công, tập trung vào phân tích chiến lược, giảm đáng kể rủi ro pháp lý và quản trị.

4. Ứng dụng AI trong sáng tạo nội dung và thiết kế

4.1 Jasper AI

Jasper AI là một công cụ sử dụng trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ tạo ra nội dung văn bản chất lượng cao, đặc biệt tập trung vào lĩnh vực Marketing và tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO).

• Tính ứng dụng nổi bật:

Tạo bài blog dài, mô tả sản phẩm hấp dẫn, email marketing thu hút.

Giúp nội dung được tối ưu hóa SEO ngay từ đầu.

• Cách hoạt động: Người dùng chỉ cần nhập các từ khóa chính và yêu cầu về phong cách, Jasper AI sẽ nhanh chóng cung cấp các bản nháp nội dung tương thích với SEO.
• Chi phí: Công cụ này rất phù hợp cho các doanh nghiệp và marketer chuyên nghiệp, và là giải pháp mất phí với nhiều gói dịch vụ khác nhau.

4.2 Chat GPT

Chat GPT là mô hình ngôn ngữ lớn do OpenAI phát triển, được mệnh danh là trợ lý AI đắc lực nhất cho công việc viết lách và nghiên cứu. Khác với các công cụ chuyên biệt, Chat GPT có khả năng tạo ra nội dung văn bản, trả lời câu hỏi, và thực hiện nhiều nhiệm vụ tổng hợp thông tin nhanh chóng.

Công cụ này đặc biệt phù hợp cho:

• Brainstorming: Lên ý tưởng, dàn ý (outline) bài viết, kịch bản video.
• Soạn thảo: Viết email chuyên nghiệp, tóm tắt tài liệu dài, giải đáp thắc mắc.

Chat FPT cung cấp gói miễn phí với các tính năng cơ bản, nhưng để truy cập tốc độ xử lý nhanh hơn và các mô hình nâng cao, bạn cần mất phí.

4.3 Canva AI

Canva AI là công cụ thiết kế đồ họa trực tuyến, giúp bất kỳ ai, kể cả những người không có kỹ năng thiết kế chuyên nghiệp, cũng có thể tạo ra các hình ảnh, biểu ngữ và tài liệu marketing ấn tượng.

• Cơ chế hỗ trợ: Người dùng chỉ cần nhập mô tả bằng văn bản, và các công cụ AI của Canva sẽ tạo ra hình ảnh, đề xuất bố cục hoặc gợi ý các mẫu thiết kế phù hợp.
• Giá trị: Tiết kiệm thời gian thiết kế, giúp các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ tự chủ về mặt hình ảnh.

Canva cung cấp phiên bản miễn phí với một kho tài nguyên khổng lồ, bao gồm hơn 250.000 mẫu thiết kế. Tuy nhiên, để mở khóa các tính năng cao cấp hơn, kho ảnh và video chất lượng cao, bạn cần mất phí nâng cấp lên các gói Pro hoặc Enterprise.

4.4 Runway ML

Runway ML là một nền tảng tiên tiến sử dụng AI để hỗ trợ tạo và chỉnh sửa video, mở ra kỷ nguyên mới cho sản xuất nội dung đa phương tiện. Công cụ này đã giảm đáng kể rào cản kỹ thuật cho việc làm video chất lượng cao.

Runway ML cho phép người dùng:

• Tạo video chỉ từ mô tả bằng văn bản (Text-to-Video).
• Thực hiện các thao tác phức tạp như loại bỏ nền (background), tách đối tượng hoặc thêm hiệu ứng đặc biệt chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
• Chỉnh sửa hình ảnh và nhận diện đối tượng trong video bằng công nghệ học máy.

Runway ML là giải pháp lý tưởng cho các nhà sáng tạo video và marketer. Đây là công cụ mất phí với các gói dịch vụ bắt đầu từ mức cơ bản.

5. Ứng dụng AI trong tối ưu hóa ghi chép và tra cứu

5.1 Otter.ai

Otter.ai là công cụ AI đột phá trong việc chuyển đổi giọng nói thành văn bản (speech-to-text), giúp giải quyết triệt để vấn đề ghi chép thủ công trong các cuộc họp, hội thảo hoặc thảo luận.

• Tính ứng dụng:

Ghi lại Cuộc họp/Hội thảo: Tự động ghi âm và chuyển đổi toàn bộ cuộc trò chuyện thành văn bản gần như theo thời gian thực.

Tóm tắt tự động: Sử dụng AI để tóm tắt các điểm chính, phân loại người nói và tạo các từ khóa quan trọng.

• Giá trị: Tiết kiệm thời gian ghi chép và đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng, giúp nhân viên tập trung hoàn toàn vào nội dung thảo luận.

Otter.ai cung cấp gói miễn phí với giới hạn thời gian nhất định (thường khoảng 600 phút/tháng), và các gói trả phí để đáp ứng nhu cầu sử dụng chuyên nghiệp và số lượng lớn.

6. Công cụ AI tra cứu thông tin nội bộ doanh nghiệp

Đối với các bộ phận chức năng như Kế toán hay Nhân sự, việc tìm kiếm và xác minh thông tin cần thiết trong hàng nghìn tài liệu nội bộ (hợp đồng, quy trình, báo cáo) là một công việc phức tạp, tốn thời gian và dễ gây sai sót. Nhưng nếu ứng dụng AI, quá trình này sẽ được thay đổi hoàn toàn.

AI sử dụng Xử lý Ngôn ngữ Tự nhiên (NLP) để dễ dàng tìm kiếm, tóm tắt nội dung và trả lời câu hỏi của nhân viên một cách chính xác, gần như tức thời. 

Các giải pháp như Notion AI cho phép tìm kiếm thông minh và tóm tắt nội dung ngay trong cơ sở dữ liệu của bạn, trong khi Microsoft Copilot tích hợp sâu vào hệ sinh thái Office để xử lý thông tin toàn diện. 

Đây không chỉ là bước đột phá giúp nâng cao năng suất mà còn là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng các AI Agent nội bộ có khả năng phản hồi và phân tích tài liệu thông minh trong tương lai.

XEM THÊM:

>>> AI AUTOMATION LÀ GÌ? 7 VÍ DỤ VỀ AI AUTOMATION TỐI ƯU KINH DOANH

>>> AI AGENTS LÀ GÌ? CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH CỦA AI AGENTS

7. Ứng dụng AI trong chăm sóc khách hàng và tóm tắt

7.1 MonkeyLearn

MonkeyLearn là công cụ AI chuyên sâu giúp phân tích và xử lý văn bản, đặc biệt hữu ích cho các đội ngũ Marketing và Dịch vụ khách hàng.

• Tính ứng dụng nổi bật:

Phân tích cảm xúc (Sentiment Analysis): Đánh giá thái độ (tích cực, tiêu cực, trung lập) của khách hàng qua các phản hồi trên email, mạng xã hội, hoặc khảo sát.

Phân loại Văn bản: Tự động sắp xếp các yêu cầu, khiếu nại hoặc góp ý vào các danh mục phù hợp, giúp đội ngũ hỗ trợ phản ứng nhanh chóng và chính xác.

• Giá trị: Cung cấp cái nhìn định lượng về trải nghiệm khách hàng, giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh sản phẩm và chiến lược truyền thông.

MonkeyLearn có gói miễn phí cho các tác vụ nhỏ hàng tháng, nhưng để phân tích dữ liệu quy mô lớn (thường lên tới hàng nghìn tác vụ), doanh nghiệp cần trả phí để sử dụng các gói cao cấp hơn.

8 Công cụ AI tóm tắt nội dung cuộc họp và cuộc gọi

Theo lối hoạt động truyền thống, thư ký cuộc họp thường phải ghi chép thủ công và mất nhiều thời gian để viết bản tóm tắt chi tiết. Điều này dễ dẫn đến việc bỏ sót nội dung quan trọng hoặc lặp lại các tác vụ không cần thiết.

AI mang lại giải pháp toàn diện bằng cách ghi âm/ghi chú cuộc họp tự động và tóm tắt nội dung chính xác, dễ hiểu cho tất cả thành viên. Điều này đảm bảo mọi người nắm bắt được:

• Nội dung chính: Các điểm thảo luận quan trọng và quyết định đã được đưa ra.
• Tác vụ (Action Items): Công việc được giao, người chịu trách nhiệm và thời hạn cụ thể.

Các doanh nghiệp có thể tham khảo các phần mềm chuyên biệt như Otter (đã đề cập), Firefly, Fathom hay Sembly để trải nghiệm các tính năng tuyệt vời này. Hầu hết các công cụ này đều có gói miễn phí cơ bản và các gói trả phí cho các tính năng nâng cao như tích hợp CRM hay ghi âm không giới hạn.

XEM THÊM: 

>>> [UPDATING] HBR HOLDINGS: DOANH NGHIỆP TIÊN PHONG AI - AI FIRST COMPANY

>>> 9 ỨNG DỤNG AI TRONG KINH DOANH GIÚP DOANH NGHIỆP TĂNG TRƯỞNG LỢI NHUẬN

Đã đến lúc doanh nghiệp và cá nhân cần chủ động nắm bắt cơ hội để thành công. Việc ứng dụng AI trong công việc không chỉ là xu hướng mà là chìa khóa để kiến tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trong tương lai.